Osa 1/3 – Sairauspoissaolot työtyytyväisyyden mittarina
Osa 2/3 – Näin työterveyshuolto seuraa sairauspoissaoloja Suomessa
Osa 3/3 – Sairauspoissaolot – näin suunnittelet toimivan seurantajärjestelmän (tämä artikkeli)
Artikkelisarjan ensimmäisessä osassa tarkastelimme, mitä sairauspoissaolomallit voivat kertoa työtyytyväisyydestä ja työpaikan hyvinvoinnista. Toisessa osassa käsittelimme sitä, miten suomalainen työterveyshuolto seuraa näitä ilmiöitä aktiivisesti ja puuttuu tilanteisiin varhaisessa vaiheessa. Tässä sarjan viimeisessä osassa siirrymme käytännön tasolle: miten organisaation kannattaa suunnitella oma sairauspoissaolojen seurantajärjestelmänsä niin, että se tunnistaa aidot ilmiöt luotettavasti ja välttää sudenkuopat, jotka tekevät monista järjestelmistä joko hyödyttömiä tai jopa haitallisia?
Keskeinen suunnitteluhaaste
Yksittäinen sairauspoissaolomerkintä sisältää itsessään hyvin vähän hyödyllistä tietoa. Toimivan järjestelmän tulee perustua tietojen yhdistämiseen, vertailuun ja toistuvien mallien tunnistamiseen yksittäisten tapahtumien sijaan. Tavoitteena ei ole minimoida sairauspoissaolojen määrää – tällainen lähtökohta johtaa helposti vääriin johtopäätöksiin. Tavoitteena on tunnistaa, missä tilanteissa on syytä tarkastella asioita lähemmin: mitkä tiimit, työtehtävät tai työolosuhteet saattavat vaatia huomiota ja millaisia toimenpiteitä ne edellyttävät.
Tietyt suunnitteluperiaatteet erottavat johdonmukaisesti järjestelmät, jotka tuottavat hyödyllisiä signaaleja, niistä, jotka tuottavat pelkkää kohinaa.
Erottele sairauspoissaolot tyypin, ei pelkästään kokonaismäärän mukaan
Toistuvat lyhyet sairauspoissaolot käyttäytyvät eri tavoin kuin pitkät sairauspoissaolot, ja niiden taustalla on yleensä erilaisia syitä. Lyhyet mutta usein toistuvat poissaolot liittyvät useammin lievään pitkäaikaiseen stressiin, työstä vetäytymiseen tai varhaisiin varoitusmerkkeihin. Niitä käsittelimme tämän sarjan toisessa osassa. Pitkät sairauspoissaolot puolestaan johtuvat useammin vakavista sairauksista, vammoista tai työuupumuksesta ja edellyttävät työterveyshuollon tukea sekä suunnitelmallista työhön paluuta. Jos nämä ilmiöt yhdistetään samaan mittariin, molempien tuottama signaali heikkenee.
Esimerkiksi Bradford Factor -menetelmä painottaa erillisten sairauspoissaolojaksojen määrää enemmän kuin poissaolopäivien kokonaismäärää. Ajatuksena on, että kymmenen yksittäistä sairauspäivää aiheuttaa enemmän häiriötä ja kertoo työympäristöstä enemmän kuin yksi ennalta suunnitellun toimenpiteen vuoksi pidetty kymmenen päivän sairausloma. Itse kaavasta voidaan olla eri mieltä, mutta sen taustalla oleva periaate on perusteltu: poissaolojen toistuvuus ja kesto ovat kaksi erilaista signaalia, joita tulee seurata erikseen.
Analysoi tietoja tiimitasolla, älä yksilötasolla
Yksittäisen työntekijän sairauspoissaolot sisältävät useimmiten enemmän satunnaisvaihtelua kuin hyödyllistä tietoa. Lisäksi yksilöiden tunnistaminen poissaolotietojen perusteella herättää merkittäviä tietosuoja- ja syrjintäriskejä. Tämä korostuu erityisesti EU:n yleisessä tietosuoja-asetuksessa (GDPR), jossa terveystiedot luokitellaan erityisiin henkilötietoryhmiin ja niiden käsittelylle asetetaan tavallista tiukemmat vaatimukset. Yksittäisten työntekijöiden terveydentilaan liittyvien tietojen tulee pysyä työterveyshuollon luottamuksellisina tietoina, ja johdolle tulisi välittää vain anonymisoituja, koottuja tunnuslukuja.
Tilastollisesti perustellumpi lähestymistapa on seurata sairauspoissaoloja tiimien, työvuorojen, osastojen tai esihenkilöiden vastuuryhmien tasolla. Näitä yksiköitä kannattaa verrata keskenään samankaltaisiin yksiköihin – ei koko organisaation keskiarvoon. Jos kaksi samanlaista työvuoroa tekee samaa työtä mutta eri esihenkilöiden alaisuudessa, ja niiden sairauspoissaolotasot eroavat jatkuvasti toisistaan, selitys löytyy todennäköisemmin työympäristöstä kuin satunnaisesta terveydentilan vaihtelusta.
Kyse on käytännössä tilastollisen prosessinohjauksen soveltamisesta henkilöstötietoihin – samaa menetelmää käytetään esimerkiksi tuotannon laadunvalvonnassa. Kullekin yksikölle määritellään oma normaalitaso ja sen luonnollinen vaihtelu. Huomio kiinnitetään vasta todellisiin poikkeamiin, esimerkiksi tilanteisiin, joissa tulokset poikkeavat liikkuvasta keskiarvosta yli kahden keskihajonnan verran. Näin ei tarvitse reagoida jokaiseen normaaliin vaihteluun.
Seuraa kehityssuuntia, älä yksittäisiä tilannekuvia
Yksittäisen kuukauden sairauspoissaololukuun vaikuttaa voimakkaasti vuodenaika. Tämän vuoksi liikkuvat keskiarvot ja vuoden takaiseen vastaavaan ajankohtaan tehdyt vertailut ovat huomattavasti hyödyllisempiä kuin yksittäiset kuukausiraportit.
Influenssakauden aikana kaikkien tiimien sairauspoissaolot yleensä lisääntyvät yhtä aikaa – tämä on normaalia vaihtelua. Jos sen sijaan yhden tiimin poissaolot kasvavat samalla kun muiden vastaavien tiimien luvut pysyvät ennallaan, kyseessä on merkittävä signaali.
Usein muutoksen suunta on tärkeämpi kuin absoluuttinen taso. Tiimi, jolla on ollut pitkään keskimääräistä enemmän sairauspoissaoloja mutta jonka tilanne pysyy vakaana, saattaa yksinkertaisesti koostua iäkkäämmästä henkilöstöstä tai tehdä fyysisesti raskasta työtä. Sen sijaan tiimi, jonka sairauspoissaolot kasvavat tasaisesti, vaikka lähtötaso olisi ollut matala, viittaa usein siihen, että työympäristössä on tapahtunut muutos – esimerkiksi uusi esihenkilö, organisaatiomuutos, lisääntynyt työkuormitus tai heikentynyt tiimidynamiikka.
Myös viikon sisäiset poissaolomallit kannattaa ottaa huomioon. Jos sairauspoissaolot kasaantuvat maanantaille tai perjantaille, lisääntyvät irtisanomisten jälkeen tai seuraavat toistuvasti pakollisia ylityöjaksoja tai tiettyä työvuoroa, kyseessä on arvokas tieto, joka helposti peittyy kuukausittaisten kokonaislukujen alle.
Yhdistä sairauspoissaolot muihin tietolähteisiin
Sairauspoissaolotiedot muuttuvat huomattavasti helpommin tulkittaviksi, kun niitä tarkastellaan yhdessä muiden työpaikan hyvinvointia kuvaavien mittareiden kanssa.
Hyödyllisiä tietolähteitä ovat esimerkiksi:
- henkilöstökyselyt ja psykososiaalisten riskien arvioinnit – jos samalla osastolla esiintyy sekä runsaasti sairauspoissaoloja että heikkoja tuloksia työkuormaa, vaikutusmahdollisuuksia tai esihenkilöiden tukea koskevissa kysymyksissä, muodostuu huomattavasti vahvempi peruste jatkotoimenpiteille kuin kummankaan mittarin perusteella yksin;
- henkilöstön vaihtuvuus sekä lähtöhaastattelujen toistuvat teemat;
- ylityö- ja työkuormitustiedot – sairauspoissaolot lisääntyvät usein viikkoina, jotka seuraavat pitkään jatkunutta ylityökuormitusta;
- tapaturma- ja läheltä piti -ilmoitukset – fyysiset vaaratekijät ja sairauspoissaolot voivat kertoa samasta taustalla olevasta ongelmasta;
- työterveyshuollon lähetteisiin tai yhteydenottoihin liittyvät koosteet silloin, kun tietosuojasäännökset sallivat anonymisoidun tiedon jakamisen.
Kun useat toisistaan riippumattomat tietolähteet osoittavat samaan tiimiin tai toimintoon, tarve selvittää tilannetta on huomattavasti perustellumpi kuin minkään yksittäisen mittarin perusteella.
Suunnittele toimintamalli etukäteen
Seurantajärjestelmä ilman ennalta määriteltyä toimintamallia jää helposti käyttämättä tai sitä sovelletaan epäjohdonmukaisesti. Siksi kannattaa päättää jo etukäteen, mitä tapahtuu eri hälytysrajojen ylittyessä, jotta toimenpiteet ovat tarkoituksenmukaisia eivätkä pelkästään reaktiivisia.
Esimerkiksi:
- Tiimi, jossa esiintyy paljon lyhyitä ja toistuvia sairauspoissaoloja, voi käynnistää esihenkilön ja työyhteisön välisen rakenteellisen keskustelun työkuormasta, työilmapiiristä ja työn organisoinnista – ei yksittäisten työntekijöiden suorituksen arviointia.
- Tiimi, jossa pitkät sairauspoissaolot lisääntyvät, voi johtaa työterveyshuollon tekemään työolosuhteiden, ergonomian ja työjärjestelyjen arviointiin.
- Pitkäaikaisella sairauslomalla oleva työntekijä tulisi aina ohjata suunnitelmalliseen ja tuettuun työhön paluun prosessiin riippumatta sairauden syystä. Tämä prosessi on syytä pitää erillään tiimitason tilastollisesta seurannasta.
Suomessa osa tästä toimintamallista on jo lakisääteinen. Työnantajan on tehtävä yhteistyötä työterveyshuollon kanssa työkyvyn seurannassa, ja tietyt rajat – esimerkiksi 90 sairauspoissaolopäivää vuoden aikana – käynnistävät pakollisen työterveyshuollon arvioinnin. Näiden rajojen tunteminen ja sisällyttäminen organisaation omiin toimintamalleihin on samalla osa lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä.
Valitse oikea näkökulma
Suurin yksittäinen suunnitteluvirhe on rakentaa järjestelmä, jonka tavoitteena on vain vähentää sairauspoissaolojen määrää. Tällöin ongelma siirtyy helposti presenteismiin: työntekijät tulevat töihin sairaana välttääkseen huomion, tilastot näyttävät paremmilta, mutta todelliset työterveys- ja työympäristöongelmat jäävät piiloon.
Jos järjestelmän tavoitteena sen sijaan on tunnistaa, mihin kannattaa panostaa – henkilöstöresursseihin, työn organisointiin, ergonomiaan, esihenkilötyöhön tai varhaiseen työterveyden tukeen – organisaation toiminta muuttuu aivan toisenlaiseksi. Samalla myös kerättävä tieto on luotettavampaa, koska työntekijöillä ei ole syytä peittää juuri niitä ilmiöitä, joita järjestelmän on tarkoitus tunnistaa.
Yhteenveto
Sairauspoissaolotiedon suurin arvo ei ole siinä, että sairauspoissaololukua pyritään pienentämään, vaan siinä, että se toimii yhtenä useista tietolähteistä, joiden avulla voidaan tunnistaa, mihin psykososiaaliset tai fyysiset työympäristöriskit keskittyvät ja puuttua niiden juurisyihin. Hyvin suunniteltu seurantajärjestelmä, joka toimii yhteistyössä työterveyshuollon kanssa ja hyödyntää tämän artikkelisarjan kahdessa ensimmäisessä osassa käsiteltyjä psykososiaalisten riskien arviointimalleja, pystyy juuri tähän.
Toimivan ja toimimattoman järjestelmän välinen ero ei näy näyttävän raportointinäkymän tai mittariston hienostuneisuudessa, vaan siinä, onnistuuko organisaatio todella ymmärtämään, mitä sen keräämä tieto yrittää kertoa.
Tämä oli kolmiosaisen artikkelisarjamme viimeinen osa, jossa käsittelimme sairauspoissaoloja, työtyytyväisyyttä ja työterveyden seurantaa. Jos työskentelet Suomessa tai suunnittelet työskenteleväsi täällä, näiden järjestelmien toiminnan ymmärtäminen on tärkeä osa työpaikan turvallisuusosaamista. Käsittelemme aihetta perusteellisesti myös verkkopohjaisissa työturvallisuuskoulutuksissamme.
