Suomalaisissa työpaikoissa on jotain hyvin tunnusomaista. Olitpa sitten korjaamolla, varastossa, tuotantolaitoksessa tai aivan tavallisessa toimistossa, ennemmin tai myöhemmin vastaan tulee… nimokointitarra.
Kaappi? Merkitty. Hylly? Merkitty. Laatikko? Tietenkin merkitty. Joskus voi syntyä vaikutelma, että Suomessa kaikki, mitä ei ole vielä merkitty, vain odottaa omaa vuoroaan.
Vaikka tämä saattaa vaikuttaa pieneltä osoitukselta suomalaisten rakkaudesta järjestykseen, taustalla on itse asiassa jotain paljon käytännöllisempää. Tarkoituksena on tehdä työpaikasta ennakoitava, järjestelmällinen ja turvallinen.
Tässä kohtaa kuvaan astuu 5S-menetelmä.
Sen juuret ulottuvat Japaniin. Menetelmästä tuli yksi just-in-time-tuotannon peruspilareista, ja sen kehitys yhdistetään muun muassa Hiroyuki Hiranon 1990-luvulla julkaistuihin teoksiin. Perusajatus on kuitenkin tätä vanhempi, ja se on osa paljon laajempaa historiaa, jossa on etsitty parempia tapoja järjestää työtä.
Aluksi päätavoitteena oli tehokkuus. Kun turhaa tavaraa on vähemmän, aikaa kuluu vähemmän hukkaan, työkalut löytyvät helpommin ja työ sujuu jouhevammin. Pian kuitenkin huomattiin, että samalla lähestymistavalla oli toinenkin tärkeä hyöty: hyvin järjestetty työpaikka on yksinkertaisesti turvallisempi työpaikka.
Tämän ymmärtämiseen ei oikeastaan tarvita mitään monimutkaista teoriaa.
Kuvittele työpiste, jossa olet usean päivän ajan siirtänyt tavaroita syrjään ”vain hetkeksi”. Tarpeeton työkalu lojuu lattialla. Tyhjä pakkaus on jäänyt pöydälle. Kaapeli kulkee kulkuväylän poikki. Viiden minuutin kuluttua tarvitsemasi jakoavain on kadonnut jonnekin.
Ei mitään vakavaa. Kunnes kompastut siihen.
5S:n ensimmäinen S on seiri eli lajittelu. Käytännössä se tarkoittaa jotain hyvin yksinkertaista: hankkiudu eroon kaikesta, mitä et tarvitse. Mitä vähemmän työpisteesi ympärillä on tarpeettomia esineitä, sitä vähemmän on asioita, jotka voivat olla tiellä, kaatua, aiheuttaa tapaturman tai päätyä juuri sinne, minne niiden ei pitäisi päätyä.
Seuraavaksi tulee seiton eli järjestäminen. Tässä vaiheessa päätetään, missä oikeasti tarvittavia tavaroita säilytetään.
Ja tässä kohtaa nimikointitarra astuu kuvaan.
Suomalainen Dymo-tarratulostin ei ehkä vaikuta erityisen vaikuttavalta laitteelta. Sitä tuskin voi verrata nykyaikaiseen tuotantokoneeseen tai kehittyneeseen turvallisuusjärjestelmään. Sillä on kuitenkin oma tehtävänsä. Kun jokaisella työkalulla on oma paikkansa, jokainen kaappi on merkitty ja jokainen tarvittava esine löytyy omalta merkityltä paikaltaan, työstä tulee ennakoitavampaa.
Ja ennakoitavuudella on työpaikalla merkitystä.
Erityisesti silloin, kun jokin alkaa mennä pieleen.
Jos hätätilanteessa joudut käyttämään useita minuutteja sen miettimiseen, missä ensiapuvälineet, palosammutin tai oikea työkalu ovat, järjestys ei ole enää vain esteettinen kysymys. Yhtäkkiä kaikki nuo nimikointitarrat alkavat vaikuttaa varsin käytännölliseltä ajatukselta.
Kolmas S, seisō, tarkoittaa siivoamista. Kyse ei kuitenkaan ole pelkästään siitä, että työpaikka saadaan näyttämään hyvältä ennen esihenkilön saapumista paikalle.
Siivoaminen voi olla myös tarkastamista.
Kun puhdistat koneen, työpisteen tai työkalun säännöllisesti, saat samalla mahdollisuuden havaita asioita, jotka muuten saattaisivat jäädä huomaamatta. Pienen vuodon. Vaurioituneen suojuksen. Haljenneen osan. Löystyneen liitoksen.
Lika voi peittää alleen monia asioita. Puhtaassa ja järjestetyssä työympäristössä ongelmat on helpompi havaita.
Juuri tässä kohtaa 5S alkaa muuttua todella kiinnostavaksi. Se luo ympäristön, jossa on helpompi huomata, kun jokin on vialla.
Neljäs S on seiketsu. Se liittyy standardisointiin sekä sovitun järjestys- ja siisteystason ylläpitämiseen. Toisin sanoen ei riitä, että kaikki siivotaan kerran.
Jos kaikki näyttää maanantaina täydelliseltä, mutta perjantaina kukaan ei enää muista, mihin mikin kuuluu, sitä on vaikea kutsua toimivaksi järjestelmäksi.
Tarvitaan yksinkertaiset säännöt, joiden avulla sama taso voidaan säilyttää päivästä toiseen. Jokaisen tulisi tietää, mihin tavarat kuuluvat, miltä työpisteen pitäisi näyttää ja miten toimia ongelman havaitessaan.
Lopuksi tulee shitsuke eli kuri.
Tämä on luultavasti koko järjestelmän vaikein osa.
Suursiivous on helppo järjestää. Paljon vaikeampaa on säilyttää sama järjestys seuraavat kuusi kuukautta.
5S toimii kunnolla vasta silloin, kun järjestyksen ylläpitäminen lakkaa olemasta kertaluonteinen projekti ja siitä tulee päivittäinen tapa. Säännölliset tarkastukset ja auditoinnit voivat auttaa, mutta aivan yhtä tärkeää on koko työryhmän osallistuminen. Jos järjestyksen ylläpitämisestä vastaa vain yksi henkilö, järjestelmä alkaa lopulta hajota.
Tästä syystä monet organisaatiot käyttävät menetelmän toista versiota eli 6S-menetelmää.
Kuudes S on Safety eli turvallisuus.
Tässä lähestymistavassa turvallisuutta ei käsitellä vasta lopuksi, kun kaikesta muusta on jo huolehdittu. Se on osa koko järjestelmää. Järjestyksen, organisoinnin, siisteyden ja standardien tarkoituksena ei ole ainoastaan tehostaa työtä vaan myös vähentää riskejä.
Tämä tarkoittaa vaarojen aktiivista ilmoittamista, ongelmiin reagoimista ja työntekijöiden säännöllistä kouluttamista.
Ehkä juuri tässä vaiheessa 5S lakkaa olemasta japanilainen johtamismenetelmä, jota luetaan oppikirjasta, ja muuttuu joksikin paljon arkisemmaksi.
Todellisuudessa 5S:n ei tarvitse näyttää monimutkaiselta järjestelmältä.
Joskus se on hylly, jossa kaikki on juuri siellä, missä pitääkin.
Joskus se on puhdas lattia, jolla ei ole kaatunutta laatikkoa kulkuväylällä.
Joskus se on työkalu, joka on palautettu omalle paikalleen.
Ja joskus se on vain pieni Dymolla tulostettu nimikointitarra.
Riittääkö tämä takaamaan turvallisuuden? Ei tietenkään. Mikään työpaikan järjestämiseen tarkoitettu menetelmä ei voi korvata asianmukaisia välineitä, menettelytapoja, koulutusta tai tervettä järkeä.
On kuitenkin hyvä muistaa yksi yksinkertainen asia: turvallisuus alkaa usein pienistä, täysin merkityksettömiltä vaikuttavista asioista.
Siitä, mihin laitat työkalusi.
Siitä, huomaatko vuodon.
Siitä, tiedätkö, missä tarvitsemasi välineet ovat.
Siitä, tietääkö samalla työpisteellä seuraavaksi työskentelevä henkilö, missä on mitäkin.
Työskentelitpä Helsingin satamassa, korjaamolla, varastossa, tuotantolaitoksessa tai toimistossa Tampereella, periaate on sama.
Järjestys ei ole päämäärä itsessään.
Tarkoituksena on tehdä hyvin ja turvallisesti työskentelemisestä helpompaa.
–
Vie 5S-ajattelu pidemmälle
Haluatko oppia lisää siitä, miten työpaikan järjestys ja 5S-periaatteet edistävät turvallisempaa työympäristöä? Käsittelemme näitä aiheita osana työturvallisuuskoulutustamme ja SFS 6002 -sähkötyöturvallisuuskoulutustamme. Molemmissa koulutuksissa työpaikan turvallisuutta tarkastellaan käytännönläheisesti. Koulutukset auttavat sinua tunnistamaan vaaroja, työskentelemään järjestelmällisesti ja tekemään turvallisuudesta luontevan osan jokapäiväistä työtäsi.
